03/11/2025
En 2024, en España se importaron bienes por valor de 424.741 millones de euros. Estas actividades representan en torno al 27 % del PIB del país, por lo que hacer una gestión aduanera eficiente es fundamental para dinamizarlas, garantizar el cumplimiento normativo, facilitar la trazabilidad de las materias y productos, favorecer la competitividad empresarial, prevenir riesgos asociados y reducir los costos operativos que están relacionados con el transporte, el almacenamiento y los propios trámites transfronterizos.
Para poder llevar un adecuado control de todos estos movimientos de mercancías, nuestro país obliga a los importadores a cumplimentar un modelo de documento denominado DUA de importación. O al menos así se ha conocido hasta hace poco, pues recientemente ha sido sustituido por un nuevo sistema denominado H1 que busca mejorar la trazabilidad, eficiencia y seguridad de este tipo de operaciones.
En este artículo te explicaremos con detalle cómo gestionarlas y completarlas. ¿Nos acompañas?
¿Qué era el DUA de importación y por qué ha sido sustituido por el sistema H1?
El DUA, siglas de Documento Único Administrativo, es una declaración que hasta el pasado 14 de octubre de 2025 servía a todas aquellas empresas y personas que fueran a importar mercancías a la UE, ya que se presentaba ante las autoridades aduaneras para identificar todos los datos de la operación, como el importador, el exportador, las características de la mercancía,el transporte utilizado, entre otros datos. Permitiendoc con esa información definir el régimen aduanero y calcular los aranceles e impuestos aplicables.
Sin embargo, este sistema aunque avanzado necesitaba una interconexión entre los Estados miembro y una revisión profunda para adaptarse al modelo de datos del Código Aduanero de la Unión (CAU), a fin de facilitar la digitalización de estos trámites y reforzar su seguridad. El resultado de su evolución ha sido el sistema de importación H1, una declaración electrónica que reemplaza al formulario estándar que se venía utilizando hasta ahora en el tráfico internacional y que asegura la compatibilidad de estos trámites dentro de todo el territorio europeo.
Este cambio en la administración aduanera digitaliza los trámites, lo que permite una validación automática —reduciendo con ello los errores humanos por posibles inconsistencias y los problemas de duplicidades—, incrementa la trazabilidad respecto al DUA de importación y permite integrarlo con otras plataformas para-aduaneras así como con los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) de las organizaciones.
Cómo gestionar el DUA de importación (ahora sistema H1) paso a paso
El H1 se fundamenta en el intercambio de mensajes electrónicos en formato XML, por lo que ahora es posible trabajar con datos reutilizables, organizarlos en diferentes niveles y validarlos automáticamente.
Y también incorpora nuevas tipologías dentro del marco H1, como la DPA (Previa), DAC (Definitiva), SPA (Simplificada) y SAC (Simplificada previa). Estos acrónimos señalan diferentes momentos y modalidades de declaración dentro del proceso digitalizado, y suelen resaltarse en comunicaciones con los operadores aduaneros y portales oficiales de la aduana.
Teniendo esto en cuenta, estos son los pasos básicos para intercambiar información con la administración aduanera y completar las gestiones necesarias para realizar una importación:
1. Preparar las herramientas, documentación e información necesarias
Dado que el sistema H1 es un proceso digitalizado, la empresa debe asegurarse en primer lugar de que su ERP o software de gestión esté preparado para generar y transmitir datos en el formato XML.
Además, también hay que hacer un doble chequeo: por un lado, verificar que la información del producto es correcta, como sus códigos TARIC/HS, su origen y su valor en aduana; y, por el otro, comprobar que se dispone de la documentación necesaria, entre la que deben figurar su factura comercial, la descripción detallada, los certificados de origen o los datos del importador y exportados.
2. Inscribirse en el Registro de Declarante (EIR)
Una de las grandes novedades del sistema H1 es que si la empresa cuenta con la autorización del Registro de Declarante (EIR) puede simplificar y optimizar sus operaciones aduaneras internacionales. Les permitiría presentar declaraciones en aduana desde los registros propios de la empresa, siempre que estos datos estén disponibles en el sistema del declarante, y cumpliendo las condiciones que marca la autorización específica.
El combinar el H1 con el EIR simplifica las importaciones y exportaciones, al tener la capacidad de inscribir mercancías y gestionar asientos contables desde los libros de la empresa lo que evita la necesidad de presentaciones reiteradas ante la aduana. Lo que a su vez, otorga mayor flexibilidad operativa, al adaptar el registro de mercancías a las condiciones de uso y el formato de la autorización EIR.
3. Acceso al sistema H1 y presentación de la declaración de importación
Una vez que ha accedido al nuevo sistema H1, el operador autorizado puede gestionar sus mercancías en tres sencillas etapas:
- Completar el asiento contable: se registra la mercancía en los libros de la empresa según lo autorizado por la AEAT. En este proceso se incluye la información equivalente a la declaración aduanera.
- Mensaje I2: se notifica electrónicamente a la aduana que la mercancía ha sido presentada. Este paso puede omitirse si se cuenta con una dispensa.
- Declaración complementaria: según la autorización, se deberá presentar una declaración complementaria de tipo Z (general) o V (recapitulativa de EIR) dentro del plazo estipulado por la AEAT.
4. Verificación y validación automática
El sistema H1 se encargará de comprobar que todo es correcto: los códigos arancelarios, el valor en aduana y los datos del operador y el destino de las mercancías. Así, en caso de haber un error, se lo notificará al solicitante.
5. Generación del expediente electrónico y liquidación de los tributos
Una vez que el expediente importado está validado, el sistema H1 permitirá visualizar el documento (en el formato antiguo DUA) de importación para verificación (meramente informativo). No obstante, se habrá generado la declaración de forma automática, aunque es recomendable verificar que todos los campos están completos y son correctos. De esta forma, la empresa podrá presentar el documento ante la aduana —debidamente firmado digitalmente— y abonar/diferir los pagos derivados de la importación de la mercancía, como aranceles, el IVA, y demás pagos que pudieran exigirse.
6. Revisión del expediente y emisión del despacho aduanero
La administración aduanera procederá a revisar la documentación e información incluidas en la declaración de importación y, si les da el visto bueno, emitirá el correspondiente despacho aduanero para que la empresa pueda retirar las mercancías del depósito.
7. Levante de las mercancías y conservación de la documentación
Tras confirmarse la validación de la documentación, la empresa importadora podrá levantar la mercancía. Además, es recomendable que se descargue el documento de levante como prueba oficial del despacho y que conserve todos los mensajes electrónicos, documentos y registros contables de este proceso de gestión de la declaración de importación a través del sistema H1.
Calendario de 2025 de novedades en las actividades de importación
2025 está siendo un año importante para los trámites aduaneros, porque los operadores de comercio internacional están teniendo que adaptarse a muchas de las novedades que están implementando las autoridades aduaneras. Así, además de la obligatoriedad a partir del 14 de octubre de utilizar el mencionado sistema H1 para la gestión aduanera de las importaciones, también se suman estas otras medidas futuras, como la entrada en vigor en Noviembre del Import Control System 2 (ICS2), un nuevo sistema informático que sustituye al ICS operativo hasta ahora. Este permite recopilar toda la información sobre las mercancías que entran en la Unión Europea antes de su llegada, por lo que los operadores económicos deben declarar los datos de seguridad al ICS2 mediante una Declaración Sumaria de Entrada (ENS). Con él, se busca reforzar la protección de los ciudadanos europeos y del mercado interior, permitir la identificación de los envíos de alto riesgo y facilitar los procesos transfronterizos, entre otras ventajas.
Certificados y documentación de origen
Los certificados de origen acostumbran a estar entre los documentos que se requieren para gestionar correctamente la declaración aduanera de importación a través del nuevo sistema H1. Estos son documentos oficiales emitidos por un país que acreditan que lo ha producido, fabricado o cultivado, por lo que permiten a las autoridades aduaneras verificar su procedencia y determinar los derechos de aduana para aplicar, reducir o eliminar las correspondientes barreras arancelarias.
En España, los certificados de origen para la importación legal dependen del tipo de producto y del marco comercial, debiendo cumplir con la normativa de la Unión Europea. Así, hay certificados de origen para productos con acuerdos preferenciales, como el EUR 1, o incluso certificados de circulación como el ATR o en aquellos países que no tienen un marco convencional y que no se benefician de medidas arancelarias particulares, certificados camerales que permiten acreditar el origen y cumplir la normativa o aplicar medidas antidumping o restricciones comerciales, si fuera el caso.
Además de las autoridades aduaneras, en España las Cámaras de Comercio están reconocidas y habilitadas para emitir certificados de origen. Por eso, en la Cámara de Comercio de Madrid te facilitamos este proceso para acreditar la procedencia de tus mercancías, permitiéndote completar la solicitud de tres formas diferentes: 100 % digital (online), a través de solicitud online y certificado impreso, o mediante solicitud presencial. Infórmate aquí y descubre cómo beneficiarte de todas las ventajas de este servicio.
Prepararse para los cambios en la gestión aduanera
Como acabamos de ver, la Unión Europea está avanzado hacia nuevos sistemas de gestión más modernos y centralizados, para facilitar que los operadores comerciales puedan importar y exportar sus bienes por todo el territorio. Gracias a la implementación del sistema H1, desde ahora los ciudadanos y las empresas podrán completar de forma más rápida y segura este tipo de trámites, lo que también permitirá ahorrar tiempo a las partes implicadas.
Sin embargo, para aprovechar adecuadamente estas nuevas medidas es importante que los operadores actualicen sus sistemas informáticos y protocolos para integrar el sistema de importación H1 y dejar atrás los procesos con los que gestionaban anteriormente el DUA. Y que, además formen adecuadamente a sus equipos de trabajo para que no solo conozcan las nuevas normativas relacionadas con las operaciones de comercio internacional, sino también para que puedan hacer uso de estos nuevos servicios y herramientas.
Estas medidas, acompañadas del apoyo de un buen partner o consultorespecializado, como la Cámara Madrid Internacional, pueden ayudarte a marcar la diferencia en tus actividades globales y a realizarlas con éxito. Así que da el paso y contacta con nosotros para transmitirnos todas tus dudas o necesidades, porque podemos simplificar tus trámites con las administraciones aduaneras para incrementar tu competitividad y reforzar tu presencia exterior.
